Quanto si risparmia con il Freight Audit?

21-05-2016  –

Le scorse settimane abbiamo visto cos’è il Freight Audit, i suoi presupposti e alcune applicazioni. Ma alla fine il lettore che ci segue si chiederà: bene, queste metodologie sembrano interessanti. Ma come si possono quantificare i vantaggi che possono portare alla mia organizzazione? Più direttamente: quanti euro faranno risparmiare alla mia azienda?

Sul web si possono trovare documenti e testimonianze, ad esempio vedi questo articolo USA  http://www.inboundlogistics.com/cms/article/freight-payment-and-auditing-services-finding-the-hidden-gold/

Ma noi lavoriamo in Italia, diamo quindi le valutazioni adatte al nostro Paese.

Il discorso completo diventa articolato. E una prima ovvia considerazione è che il risparmio dipende da azienda ad azienda.

Ma andiamo con ordine. Per non dare l’impressione di volere eludere la giusta domanda, diamo subito una risposta secca, per quanto appunto non generalizzabile. Quando come FACS entriamo per la prima volta da un cliente, portiamo in media un risparmio sul volume dei costi di trasporto di circa il 10%.  Quindi, passando dalla percentuale ai valori assoluti: per ogni milione di euro di costi, portiamo un risparmio di 100.000 euro.   Così ognuno  può farsi i conti nella propria azienda.

In realtà possiamo pensare a risparmi ben superiori: dipende dalla situazione di partenza, ma anche dall’orizzonte temporale che ci poniamo.

Esempio errato di risparmio nei trasporti

Ma vediamo ora più nel dettaglio cosa succede. Quanto approcciamo il nuovo cliente, nelle prime fasi chiediamo di conoscere quali sono i trasportatori utilizzati, il tipo di merci trasportate, il tipo di imballo, le destinazioni più frequenti, l’organizzazione logistica (piattaforme di distribuzione, magazzini) . Insomma, cerchiamo di avere una visione generale dei trasporti, pur senza andare, in questa fase, molto in profondità.

Quindi se vediamo che i requisiti base per proseguire ci sono, chiediamo qualche dato numerico: qualche fattura e alcuni ddt corrispondenti, possibilmente qualche contratto sottoscritto con i fornitori più importanti.  A questo punto l’analisi può fare emergere le anomalie, più o meno nascoste, che siamo bravi a individuare.

Specifichiamo che fino a questo punto la nostra attività è stata gratuita: se nella fase preliminare capiamo che la situazione non si presta ai nostri interventi, vuoi perché tutto sommato è semplice e quindi facilmente controllabile, vuoi perché il cliente si sia già attrezzato autonomamente (per quanto questo accade raramente, almeno con il grado di specializzazione che noi riteniamo opportuno), spieghiamo al cliente che tutto sommato per il momento non ha bisogno di Freight Audit. Eventualmente, qualora individuiamo altri punti suscettibili di miglioramento nell’organizzazione della logistica, suggeriamo altri interventi. Ma sempre nella massima trasparenza e solo quando sia davvero necessario.

Ora riprendiamo il filo logico della nostra attività. Dall’analisi dei primi dati capiamo che ci sono buoni margini di risparmio. Allora approntiamo il cosiddetto pre-audit, che automatizza il controllo delle fatture, incrociando i dati delle fatture dei fornitori con i dati delle spedizioni (ddt, packing list, ecc.). Anzi, di solito impostiamo la creazione delle pre-fatture da inviare ai fornitori, metodo che addirittura  previene il verificarsi di errori, incomprensioni e anomalie varie. Questa attività in pochi mesi permette di sanare le situazioni complicate e di riportare i costi di trasporto nell’alveo della normale e corretta gestione. Ed è questa l’attività di cui parlavamo all’inizio, riferendoci al risparmio del 10%.  Ma attenzione!  Questo potrebbe sembrare già un ottimo risultato, e in effetti lo è. Ma vediamo ora di allargare lo sguardo. Prendiamo l’asse temporale, e guardiamo al futuro e al passato.

Linea del tempo

Sul futuro:  i risparmi menzionati si ottengono in poco tempo, perché chiaramente le anomalie individuate vengono risolte. Dopo qualche mese la nostra attività individuerà ancora degli errori, ma non quelli macroscopici che sono stati corretti, bensì tutti quelli medio piccoli che normalmente accadono nella vita.  Il nostro lavoro si trasforma: da cura da cavallo passiamo ad una terapia di mantenimento. Intendiamoci, anche questa fase è importante, perché in assenza del nostro lavoro l’esperienza ci mostra come in pochi mesi la situazione possa tornare ai livelli precedenti. Ed è questo il motivo per cui a volte proponiamo ai clienti contratti anche pluriennali.

Visto che questo articolo ha lo scopo di risponde alla domanda: ma questo Freight Audit, quanto mi fa risparmiare? Ecco che diventa chiaro che gli ammontari sopra menzionati sono veritieri, ma per difetto. Se volessimo proiettare nel futuro il risparmio generato nel tempo grazie all’intervento descritto, un calcolo corretto dovrebbe moltiplicare per 3, o 5 o anche più i valori.  Cioè per tutti gli anni per cui sarebbe perdurata la situazione anomale, senza il nostro intervento.

Poi c’è il passato: quando nella fase di pre-audit individuiamo errori importanti, errori che verosimilmente si ripetono da tempo, siamo di fronte a quelli che chiamiamo errori sistematici. Senza un’analisi di dettaglio delle fatture non possiamo essere certi  al 100% che le anomalie ci fossero anche nel pregresso, ma le probabilità sono sicuramente alte. Ecco allora che proponiamo al cliente il “post-audit”. E in tipicamente si può ricavare almeno un’altra cifra analoga alla precedente.

Come si vede quindi, sommando i vantaggi monetari del breve termine a quelli del lungo termine a quelli del passato, si possono ottenere risultati veramente importanti. Senza considerare altri vantaggi derivanti dall’avere finalmente la gestione dei propri trasporti sotto controllo.

P.D.