Case Study: il Freight Audit fa risparmiare un’azienda che produce impianti.

Il Freight Audit procura risparmi ai trasporti di un’azienda che produce impianti.

E permette di ottimizzarne il settore.

Situazione iniziale

Il nostro Cliente, la cui sede principale e il magazzino di distribuzione sono situati in Lombardia, produce impianti per il trattamento dell’aria e la relativa ricambistica.

Gli imballi sono spesso casse di legno di formato non standard molto voluminose, oppure scatole di cartone spediti sfusi o imballati. La merce è distribuita principalmente in Italia con un noto corriere espresso, che fattura i propri servizi di trasporto sulla base di tariffe a scaglione applicate sul peso volumetrico, differenziate per regione. I costi includono in maniera significativa servizi extra come la consegna disagiata o in località remote, la sponda idraulica, inoltri, giacenze, appuntamenti. Altri paesi europei sono serviti con servizi camionistici le cui tariffe hanno una costruzione analoga. Due piccoli trasportatori fanno la spola tra i tre stabilimenti del gruppo e alcuni fornitori

I destinatari della merce sono per lo più aziende, cantieri navali, centri ospedalieri.

Il volume del traffico a carico del nostro cliente genera un costo di circa € 1.200.000/anno.

Il Cliente dichiara di avere un programma software con cui possono eseguire abbinamenti tra ddt e righe fattura. Ma di fatto a causa di alcune limitazioni tecniche e della eccessiva richiesta di manutenzione dei dati, sono eseguiti pochi controlli delle fatture, per lo più a campione.

Nel corso degli anni l’incidenza del costo del traporto sul fatturato è costantemente aumentata mettendo in allarme il Consiglio di Amministrazione. Uno dei titolari, responsabile dell’area Amministrazione e Acquisti, su indicazione della responsabile delle spedizioni, decide di commissionarci l’attività di Audit.

Obiettivi

Conveniamo con il nostro Cliente di implementare un’azione che permetta di

• Acquisire automaticamente dal suo sistema gestionale e dal warehouse management system i dati necessari al calcolo dei costi di trasporto;
• Gestire i contratti di trasporto per Italia ed Europa;
• Consentire un rapido ed efficace controllo delle fatture emesse rilevando le eventuali anomalie prima che le stesse siano registrate e pagate;
• Risolvere il contenzioso direttamente con le società di trasporto;
• Rilevare spese accessorie significative dovute principalmente alle consegne presso i cantieri (ritenute disagiate), zone remote e sponda idraulica.
• Produrre periodicamente i resoconti dell’attività svolta, tra cui in particolare la sintesi e il dettaglio delle discrepanze rilevate sulle fatture.

Preparazione

Dalla firma del contratto con cui ci viene commissionato il lavoro, nel giro di 3 settimane acquisiamo dal Cliente i dati necessari ed eseguiamo il setup iniziale, che consiste nel creare un ambiente dedicato e protetto all’interno del nostro programma Freight Guard (software proprietario).

Più in dettaglio, vengono caricati i dati dei contratti che il Cliente ha in essere coi suoi fornitori di trasporti, le anagrafiche degli stessi, e le tariffe. Vengono poi implementati i tracciati per l’acquisizione dei documenti elettronici, e infine si effettua un test per verificare che tutte le funzioni necessarie siano impostate correttamente.

Vengono inoltre effettuate personalizzazioni per l’importazione delle fatture di ciascuna fornitore, così da permettere al nostro sistema di abbinare ad esse i ddt.  Infine, come attività preliminare, viene anche confezionato un report che riporterà le informazioni richieste dal Cliente, in questo caso le statistiche di costo suddivise per area geografica e tipologia dei clienti.

Viene inoltre implementata in Freight Guard una tabella per gestire i clienti che richiedono sistematicamente alcuni servizi accessori di elevata incidenza (ad esempio la consegna disagiata per i cantieri navali e la sponda idraulica per alcuni ospedali), non altrimenti indicati nei ddt,  in modo da prevedere la successiva fatturazione dei rispettivi costi aggiuntivi.

Attività

A questo punto inizia la nostra attività sistematica. Da notare che il personale del Cliente ha dovuto sì fornirci alcuni dati (ad es. i contratti dei suoi fornitori) ma senza dovere allocare risorse in modo stabile e continuo. E dalla fine del setup, l’impegno del Cliente è più nel seguire le statistiche di ritorno che gli forniamo, più che fornirci nuove informazioni, poiché abbiamo impostato un flusso semi-automatico di dati (o completamente automatico, in questo caso, per il grande corriere nazionale, con cui abbiamo implementato la ricezione automatica delle sue fatture sul nostro sistema software).

Iniziamo quindi i calcoli. Effettuiamo il controllo puntuale delle fatture acquisite dai fornitori, riportando tutte le differenze di costi non giustificate. Inviamo un resoconto mensile del costo dei trasporti, indicandovi la causale di ciascuna eccezione rilevata. La pubblicazione di questi dati segue di pochissimi giorni la ricezione da parte nostra delle fatture.

Il Cliente ci ha chiesto anche di procedere direttamente alla gestione delle anomalie individuate. Quindi procediamo, dopo la rilevazione di qualunque discrepanza superiore a 5 euro (soglia concordata col Cliente), a bloccare il pagamento delle fatture interessate, ad esaminarne le ragioni e quindi a recuperare le somme non correttamente addebitate.

Il Cliente trova beneficio anche dall’accesso online alla sua area riservata del nostro sistema, sul quale può effettuare varie operazioni, tra cui il calcolo di preventivi per consentire l’addebito del trasporto in fattura e la stampa di pre-fatture per un paio di piccoli trasportatori camionistici che gestiscono i trasporti primari con altri 2 stabilimenti.

Risultati

Già dal primo mese di attività a regime (cioè dopo il completamento del set up) individuiamo varie anomalie rispetto ai contratti sottoscritti dal nostro Cliente, causa di errori di fatturazione sistematici.

L’errore più significativo riguarda il “sovrapprezzo carburante” applicato dal corriere utilizzato per le spedizioni Italia. Il sovrapprezzo carburante è una percentuale che varia settimanalmente in funzione del prezzo del gasolio. L’indice utilizzato, funzione di un moltiplicatore stabilito a contratto e del prezzo del carburante in vigore alla data di decorrenza del contratto, richiede un calcolo relativamente complesso e non permette un rapido controllo da parte del Cliente. L’errore riscontrato dipende appunto da una errata indicizzazione che determina settimana per settimana un supplemento molto superiore a quello previsto. Oltretutto la stessa percentuale è applicata anche ad altre voci non relative al trasporto e quindi espressamente escluse da questo contratto, quali la sponda idraulica e le giacenze. Da notare che noi aggiorniamo sistematicamente i parametri variabili, come il sovraprezzo carburante, i cambi di valuta, ecc.,  applicandoli alle rispettive voci di costo. Oltre a questa anomalia nelle fatture riscontriamo che a volte sono imputati pesi tassabili superiori a quelli da noi calcolati, specialmente quando sono utilizzate casse di legno, dovuti probabilmente a misure di peso e volume eseguite dal corriere dopo il ritiro, benché il cliente fornisca questi dati corretti al momento del ritiro in formato elettronico. Anche in questo caso sono stati fatti gli opportuni riscontri sulle packing list che il cliente ci ha fornito, pretendendo da parte del corriere la correzione dei dati fatturati e il conseguente storno degli importi.

In poco tempo saniamo una situazione che avrebbe portato ad un esborso non dovuto di circa 60.000 euro all’anno. La contestazione dei problemi riscontrati sull’indicizzazione del supplemento carburante ha portato alla constatazione dell’errore da parte del corriere e una rapida soluzione del contenzioso. A partire dal quarto mese dall’inizio dei controlli le fatture non riportavano più alcun errore sistematico.  La situazione attuale, di regime, vede una presenza quasi trascurabile di anomalie, come evidenzia il seguente resoconto sintetico relativo a uno degli ultimi mesi.

Nel frattempo proponiamo al Cliente di effettuare un “post audit” per verificare la probabile presenza degli stessi errori nel passato. Eseguiamo quindi l’analisi anche sulle fatture del corriere su di un anno di pregresso. Tale attività porta a un recupero di altri € 35.000, per i quali riusciamo ad ottenere le note di credito dal fornitore.

Così in poco tempo il nostro Cliente:

–          Ha eliminato alcune cause di addebiti ingiustificati per il presente e il futuro;

–          Ha recuperato somme indebitamente spese sul passato;

–          Ha rinegoziato una voce sul contratto del corriere nazionale che si trascinava da tempo e causava costi non giustificati rispetto alla corrente situazione di mercato;

–          Grazie alla precisa suddivisione di costi per cliente, il nostro Cliente ha potuto intervenire; specialmente nel caso di Clienti abituali, rendendo consapevole il personale di Vendita che i margini erano sotto pressione nella maggior parte delle commesse;

–          Ha potuto confrontare i listini di vari fornitori di servizi di trasporto;

–          Ha aumentato la cultura della persona responsabile delle spedizioni;

–          Ha la tranquillità di avere sotto controllo la situazione dei trasporti, sia per una corretta gestione aziendale, sia nei confronti degli stakeholder.

Il seguente grafico mostra l’andamento delle spese accessorie espresso in euro dall’inizio dell’attività di audit. Si noti la significativa riduzione del sovrapprezzo carburante (voce fuel road nazionale)

…il futuro?

Il nostro Cliente, soddisfatto dei risultati ottenuti, pare ben intenzionato al rinnovo del contratto. Anzi, ha già parlato di commissionarci un’analisi sulla competitività dei servizi di trasporto acquistati anche tramite la simulazione di fornitori e scenari alternativi, così da verificare se l’attuale panel di fornitori e di servizi utilizzati sia davvero il più adatto alla loro situazione. Un altro passo successivo potrà essere il lancio e gestione di un tender per la scelta di un nuovo insieme di fornitori.

NB: il caso sopra descritto corrisponde a una situazione reale. I dati specifici sono stati leggermente cambiati o non completamente esplicitati al fine di anonimizzare la descrizione, per salvaguardare la riservatezza chiesta dal nostro Cliente.