Il post audit

16/04/2016  –  Oggi illustriamo cosa intendiamo per post audit.

Nell’ultimo articolo ( http://www.facsweb.it/?p=400 )abbiamo visto che il controllo dei costi di trasporto si realizza soprattutto in un’attività volta a prevenire gli errori di fatturazione. Quanto meno, questo di solito è il punto di partenza dei nostri interventi  di Freight Audit quando  un nuovo cliente ci affida un incarico.        La nostra prima analisi parte naturalmente da dati esistenti, e quindi da fatture, ddt e contratti. Questa prima analisi ci serve  non solo per progettare un intervento mirato ma anche per quantificare il nostro compenso, commisurato all’impegno stimato.          

Ma subito dopo, se ci sono le condizioni, impostiamo una procedura che porta a creare le cosiddette pre-fatture, da inviare ai trasportatori prima che essi emettano le loro. In questo modo  errori, anomalie o discrepanze  vengono evitate ancora prima che nascano, oppure vengono affrontate, discusse, chiarite e corrette prima che portino danno (di tempo e/o di denaro). Da qui è chiaro il nome di pre-audit che attribuiamo a questo tipo di intervento. 

A questo punto sorge spontanea una domanda: cosa succede se rileviamo errori di fatturazione alle fatture già emesse?  Dipende.  Se gli errori individuati sono dovuti veramente a sviste e comunque non correlati tra loro, probabilmente la cosa più saggia  da fare sul passato è metterci una pietra sopra. Ma quando gli errori sono sistematici, allora impostare un’indagine a ritroso può dare importanti risultati.

Quando individuiamo queste situazioni, le segnaliamo al nostro Cliente e gli chiediamo se intenda procedere con il post-audit. Naturalmente in questa situazione è importante il tipo di rapporto esistente tra il nostro Cliente e il fornitore colpevole delle disattenzioni. Potenzialmente possiamo rilevare cifre piuttosto interessanti da recuperare.  Ma sull’effettivo recupero si deve pronunciare il Cliente, che potrebbe anche propendere per un’azione che porti il trasportatore a migliorare le condizioni contrattuali future, a compensazione dei danni subiti in passato.  In ogni caso il nostro intervento, che di solito prevede di “scavare” nel passato per uno due anni, dà risultati tangibili.